Accompagnement du
changement technologique

École de musique - Modernisation du système de gestion scolaire

Mathis

Chef de projet

Florian

Secrétaire

Clément

Resp. Logiciel

Ylan

Resp. Formation

Sommaire

6 parties

01Introduction - Contexte, enjeux et problématique
02Analyse du contexte - État des lieux et dysfonctionnements actuels
03Recueil des besoins - Méthode et synthèse
04Choix du logiciel - Comparatif MyScol vs Elvis
05Plan de formation - Organisation et dispositifs
06Conclusion - Analyse du travail de groupe (Karaki, Mucchielli)

01 · Introduction

Contexte & Problématique

Pourquoi l'école de musique doit-elle changer d'outil de gestion ?

Contexte de la mission

Introduction

L'école de musique gère aujourd'hui inscriptions, absences, emplois du temps et communication parentale via des outils multiples, non intégrés et en grande partie manuels. Cette dispersion génère des risques organisationnels, sécuritaires et d'image.

20+

professeurs concernés

10–15

personnels administratifs

∞

outils disparates

solution cible à déployer

Problématique

Introduction

Comment accompagner efficacement l'école de musique dans la transition vers un logiciel de gestion scolaire unifié, en tenant compte des besoins du personnel et en assurant leur montée en compétence ?

⚙ Enjeux organisationnels

Centraliser tous les processus métier
Fiabiliser le suivi des élèves mineurs
Harmoniser la communication externe

👥 Enjeux humains

Accompagner la résistance au changement
Former des profils hétérogènes
Maintenir l'adhésion sur la durée

02 · Développement

Analyse du contexte

Identification des dysfonctionnements de la solution existante

Inconvénients de la solution actuelle

Risques identifiés

🔴Données d'élèves mineurs mal protégées - risques RGPD

🔴Gestion des présences défaillante - risque de perdre des élèves

🟡Aucune gestion centralisée des emplois du temps

🟡Communication parents via plateformes externes - traces dispersées

Impact externe

Documents incohérents reçus par les parents
Perte de confiance → baisse des inscriptions

Impact interne

Collaboration difficile profs / admins
Service de scolarité fractionné sur plusieurs outils
Travail manuel, traçabilité insuffisante

03 · Développement

Recueil des besoins

Méthode d'investigation et synthèse des besoins identifiés

Démarche adoptée

Besoins

1
Comprendre la situation actuelle
Analyse des outils et processus en place
2
Définir les besoins essentiels
Entretiens individuels : prof, admin, directeur
3
Approfondir chaque besoin cité
Questionnaire numérique complémentaire
4
Formuler une liste précise
Du global vers le spécifique

Outils de recueil

Entretien individuel (3 profils : prof, admin, directeur)
Questionnaire numérique

Pilotage : Mathis (chef) · Florian (secrétaire)

Besoins identifiés

Besoins

Administration

Création des comptes & inscriptions
Suivi des présences & absences
Gestion des événements
Déclaration mairie

Pédagogie

Emploi du temps centralisé
Évaluations & suivi des notes
Bulletins / livrets scolaires
Cahier de texte numérique

Communication

Messagerie unifiée parents
Cahier de vie (sorties, photos)
Espace numérique de travail

04 · Développement

Choix du logiciel

Comparatif MyScol vs Elvis - critères fonctionnels, financiers et de pérennité

Comparatif MyScol / Elvis

Logiciel

Critère	MyScol	Elvis
Ancienneté	✓ Depuis 2018 (7 ans)	Depuis 2022 (3 ans)
Tarif	4 320 € HT/an (≈ 360 €/mois)	300 € TTC/mois (+20 profs)
Suivi absences	✓ Appel en classe + retards	✓
Emploi du temps	✓	✓ Planification avancée
Bulletins / LSU	✓ Complets	Non explicité
Communication parents	✓ Cahier de vie + ENT	✓ ENT
Aménagements péda. (PAI…)	✓	Non explicité

Recommandation

MyScol retenu

ℹ MyScol couvre l'intégralité des besoins identifiés et offre une maturité supérieure (7 ans d'existence). Sa richesse fonctionnelle en fait la solution la mieux adaptée au contexte de l'école.

Points forts retenus

Couverture fonctionnelle complète
Solution mature et pérenne (depuis 2018)
Gestion des aménagements pédagogiques
Déclaration mairie intégrée

Points de vigilance

Coût légèrement plus élevé (4 320 € HT/an)
Accompagnement au déploiement nécessaire
Formation obligatoire pour les deux profils

05 · Développement

Plan de formation

Organisation, contenus et modalités pour 30 à 35 apprenants

Organisation générale

Formation

personnes à former

par groupe

½j

par session

parcours distincts

Parcours Professeurs · 20 pers.

Gestion des absences et retards
Suivi pédagogique & saisie des notes
Emploi du temps personnel
Communication avec les parents

Parcours Administration · 10–15 pers.

Gestion des inscriptions
Emploi du temps global
Suivi pédagogique (vue admin)
Gestion des événements

Modalités & supports

Formation

Modalités

Présentiel obligatoire pour l'administration
Distanciel ou mixte possible pour les profs
Groupes de 5 pour favoriser la pratique

📍 Responsable : Ylan - Resp. Formation

Supports prévus

Diaporama - Vue d'ensemble du logiciel
Exercices pratiques - Scénarios réels
Documentation - Manuel de référence
Fiche récapitulative - Aide-mémoire post-formation

06 · Conclusion

Analyse du travail de groupe

Regard croisé - Karaki (2021) & Mucchielli (2019)

Apports théoriques

Karaki · Mucchielli

L'efficacité collective ne dépend pas des talents individuels, mais de la qualité des interactions au sein du groupe.

Samah Karaki - Le travail en équipe, Dunod, 2021 · p. 5–35

L'esprit d'équipe se construit dans la clarté des rôles, la confiance mutuelle et la cohésion autour d'un objectif partagé.

Roger Mucchielli - Le travail en équipe, ESF, 2019 · p. 41–98

Notre groupe au regard des lectures

Conclusion

✓ Points positifs observés

Répartition claire des rôles dès le départ (Mucchielli : condition d'efficacité)
Interactions régulières, écoute mutuelle (Karaki : qualité relationnelle)
Complémentarité des profils : logiciel, formation, coordination
Décisions prises collectivement sur les choix stratégiques

△ Axes d'amélioration

Coordination perfectible entre rôles (Mucchielli : risque de silos)
Gestion du temps sur les livrables communs
Mieux intégrer les désaccords comme levier créatif (Karaki : tension productive)

Synthèse